Tietosuojaseloste

Pvm:           Päivitetty 1.4.2020

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)


Rekisterinpitäjä

Nimi:           Kittilän 4H-yhdistys ry   

Osoite:        Nilitie 1, 99100 Kittilä

Y-Tunnus: 0696356-1


Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:           Toiminnanjohtaja, Kittilän 4H-yhdistys ry

Osoite:        Nilitie 1, 99100 Kittilä

Sähköposti:Toiminnanjohtaja

Puhelin:      0400 819 549


Rekisterin nimi: Kittilän 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt


Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Yhdistyksen toimintaan osallistuvien lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja löytyy rekisteristä niiltä osin, kun ne toiminnan kannalta ovat tarpeellisia. Toimintamme koostuu kerho-, kurssi- ja leiritoiminnasta, hankkeista, tapahtumista ja työpalvelutoiminnasta. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.


Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

1.     Osallistujan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite. Alaikäisen kyseessä ollessa huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

2.     Sairaudet ja allergiat, jotka tulee ottaa huomioon toiminnassa.

3.     Kerhoissa ja muun toiminnan yhteydessä otetut valokuvat. Lupa kuvaamiseen kysytään ilmoittautumisen yhteydessä.

4.     4H-yrittäjien osalta kerätään tietoja liiketoiminnasta tilastointia varten.

5.     Työpalvelun osalta asiakkaan henkilötietojen, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lisäksi myös tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.


Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

1.     Toteutuneen toiminnan tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan kahden vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. Hanketoiminnan ollessa kyseessä tietoja säilytetään hankesääntöjen mukainen aika.

2.     Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohi.

3.     Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää tiedottamiseen viiden vuoden ajan, perusteena rekisteröidyn suostumus.


Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Toimintaan osallistuvien tai alaikäisten kohdalla heidän huoltajansa täyttäessä ilmoittautumislomakkeen.


Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Kittilän 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, mm. toiminnanjohtaja, kerhojen, kurssien ja leirien ohjaajat, työpalvelun vastaanottanut työntekijä.


Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.


Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.


Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.


Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.


Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.


Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.